Çok Şubeli Restoranda Fire Nasıl Hesaplanır? Ekmek ve Döner Örneğiyle

Fire neden hep ay sonunda ortaya çıkıyor?

Çoğu restoranda fire, ay sonu sayımında “stok tutmuyor” cümlesiyle fark edilir. O noktada elde yalnızca bir toplam vardır: hangi şubede, hangi gün, hangi üründe kaçtığı belli değildir. Bir ay geriye dönüp sebep aramak da çoğu zaman sonuçsuz kalır.

Sorun hesapta değil, verinin dağınıklığında. Satış kasada ya da ERP'de, paket siparişleri Yemeksepeti ve Trendyol Go panelinde, mutfağa giren malzeme bir deftere ya da Excel'e yazılır. Bunlar her gün yan yana konmadıkça fire ancak ay sonunda görünür.

Hesap için gereken üç veri

1. Reçete (tanım): her satılan ürünün kaç adet ekmek, kaç gram et, kaç porsiyon pilav harcadığı. Menüler ve boylar (normal, 1,5 porsiyon, duble) ayrı tanımlanır.
2. Satış: dönemde satılan ürünler, ürün ve boy bazında. Kaynak, ERP'nin ürün bazlı satış raporu ile paket platformlarının sipariş raporlarıdır.
3. Kullanım: önceki günden devreden + giren − ertesi güne kalan. Dönerde buna şişe takılan çiğ et eklenir.

Bu üçü günlük olarak geldiğinde fire her gün hesaplanır. Biri eksikse (ör. bir günün satış raporu yüklenmemişse) yazılım o günü hesaplamak yerine eksik raporu göstermelidir; eksik günle yapılan hesap yanlış bir fire üretir.

Ekmek örneği

Lavaş için reçete basittir: dürüm başına 1, iki dürümlü menüde 2 lavaş. Bir şubenin bir günlük hesabı şöyle görünür:

• Satılan dürüm

  Lavaş (adet)

  1.200

  Hesap

  1.200 × 1

• Satılan ikili menü

  Lavaş (adet)

  300

  Hesap

  150 × 2

• Beklenen kullanım

  Lavaş (adet)

  1.500

• Gerçek kullanım

  Lavaş (adet)

  1.540

  Hesap

  Devir 200 + giriş 1.500 − kalan 160

• Fark (fire)

  Lavaş (adet)

  40 (%2,7)

  Hesap

  1.540 − 1.500

Tablodaki rakamlar örnektir; herhangi bir işletmenin verisi değildir.

Döner örneği: pişme firesini ayırın

Dönerde şişe çiğ et takılır, satılan ise pişmiş ettir. Pişince ağırlık kaybı olur; bu kayıp israf değildir ve fireden ayrılmalıdır. Pişme firesi oranı ürüne, şişin yapısına ve ocağa göre değişir; en doğrusu kendi şişlerinizi birkaç kez tartıp ortalamayı tanım olarak girmektir.

• Takılan çiğ et

  Kg

  100

• Pişmiş karşılığı

  Kg

  65

  Hesap

  100 × (1 − 0,35 pişme firesi)

• Satılan pişmiş et

  Kg

  56

  Hesap

  700 porsiyon × 80 g

• Ertesi güne devreden pişmiş

  Kg

  3

• Fark

  Kg

  6 (%9,2)

  Hesap

  65 − 56 − 3

Rakamlar örnektir. %35 pişme firesi yalnızca hesabı göstermek için seçildi; kendi ölçümünüzü kullanın.

Porsiyon gramajı ürünün adında ya da ERP'deki barkod adında yazıyorsa (ör. “(120 GR)”) hesap o gramajı kullanmalı, yoksa ürün tanımına bakmalı. İkisi de yoksa ürün “tanımsız” olarak listelenmeli; aksi halde satılan et eksik sayılır ve fark olduğundan büyük çıkar.

Paket platformları hesabı nasıl bozar?

Yemeksepeti ve Trendyol Go siparişleri kasaya veya ERP'ye aktarılırken ürün adı ve boyu her zaman aynı gelmez. Büyük boy sipariş ERP'ye normal boy olarak düşebilir, menü tek ürün gibi görünebilir, ERP'de karşılığı olmayan platform ürünü “tanımsız ürün” satırına gider. Hepsi satılanı eksik gösterir.

• Platform ürünlerini ERP stok kartlarıyla bir kez eşleştirin; eşleşmeyenleri ayrı bir listede tutun ve işaretleyin.
• Boy bilgisi sipariş satırında yoksa ürün adından okuyun. Bir restoran zincirinde kurduğumuz sistemde Yemeksepeti'nin boyu sipariş satırına yazmadığını, Trendyol Go'da ise gramın çoğu zaman ürün adında geçtiğini gördük; hesap buna göre ayarlandı.
• Platform siparişinin büyük boyu ERP'ye nasıl düşüyor, şubeyle birlikte bir kez kontrol edin; varsayımla bırakılan her kural her ay aynı farkı üretir.

Fark çıktığında önce nereye bakılır?

Büyük bir farkın ilk sebebi çoğu zaman israf değil, veri girişidir. Sırasıyla şunlara bakın:

1. Giriş kaydı: mutfağa takılan veya giren miktar, alış kaydıyla uyuşuyor mu? Alış hiç girilmemiş ya da takılan alıştan fazla yazılmışsa fark oradan gelir.
2. Devir: ertesi güne kalan miktar yazılmış mı?
3. Reçete: tanımdaki gramaj ile ERP kartındaki gramaj aynı mı?
4. Tanımsız ürün: dönemde reçetesi olmayan ürün satılmış mı?
5. Eksik rapor: dönemin bütün günlerinin satış ve platform raporları yüklenmiş mi?

Bunlar temizlendikten sonra kalan fark gerçek firedir: porsiyonun büyük verilmesi, döküm, bozulma, kayıt dışı ikram. Bu noktada şubeleri birbiriyle karşılaştırmak sebebi bulmayı kolaylaştırır.

Otomatikleştirince ne değişir?

Raporlar yüklendiği anda hesap kendiliğinden yapılır: ekmek ve döner farkı şube şube, gün gün çıkar; tüm şubeler tek raporda görülür; eşiği aşan gün işaretlenir; rapor PDF veya e-postayla yöneticiye gider. Kurduğumuz bir restoran zincirinin 4 şubesinde ekmek ve döner firesi bu şekilde, ERP satış raporu ile paket platformu raporları birleştirilerek hesaplanıyor.

Sık sorulan sorular