Z Raporu ve Kasa Kontrolü Nasıl Otomatikleştirilir? Fotoğraftan Okuma ve Kümülatif Kontrol

Elle kontrol neden saatler sürüyor?

Çok şubeli işletmelerde akşamları her şubeden, her kasanın Z raporu fotoğraf olarak gelir. Muhasebe bu fotoğrafları tek tek açar, rakamları kasa programına yazar, banka POS gün sonu ve ERP satış raporuyla karşılaştırır. Dört şube ve şube başına iki üç kasa olduğunda her gün onlarca fişin her hanesi elle yazılır.

Bu süreçte en sık görülen hatalar bellidir: bir hanenin yanlış yazılması, bir Z'nin hiç gönderilmemesi, aynı Z'nin iki kez gönderilmesi (asıl fiş ve rapor kopyası), fotoğrafın üst kısmının kesik olması ve tarihin okunmaması.

Z raporunda hangi alanlar okunur?

• Kasanın mali sicil (cihaz) numarası
• Z numarası, tarih ve saat
• Toplam satış ve KDV dağılımı
• Ödeme tipleri: nakit, kredi kartı, yemek kartı, havale/EFT vb.
• Kümülatif satış toplamı: cihazın başlangıcından bu yana yaptığı toplam satış

Alan adları ve yerleri yazarkasanın markasına ve modeline göre değişir. Bu yüzden okuma kuralları cihaz bazında tanımlanır; aynı modeldeki her kasa aynı kuralla okunur.

Kümülatif zincir kontrolü nasıl çalışır?

Kümülatif toplam, Z raporunu kendi kendini doğrulayan bir belgeye dönüştürür. Her Z'nin kümülatif toplamı, bir önceki Z'nin kümülatif toplamı ile bu Z'nin satışının toplamına eşit olmalıdır:

• 101

  Satış (₺)

  10.000,00

  Kümülatif (₺)

  1.250.000,00

  Kontrol

  Başlangıç

• 102

  Satış (₺)

  8.420,50

  Kümülatif (₺)

  1.258.420,50

  Kontrol

  1.250.000,00 + 8.420,50 → tutuyor

• 103

  Satış (₺)

  9.135,20

  Kümülatif (₺)

  1.267.505,70

  Kontrol

  1.258.420,50 + 9.135,20 = 1.267.555,70 → tutmuyor

Rakamlar örnektir. 103'te kümülatif alanının bir hanesi yanlış okunmuş (5 yerine 0).

Zincir tutmadığında üç ihtimal vardır: bir hane yanlış okunmuştur, arada gönderilmemiş bir Z vardır ya da fotoğraf başka bir kasaya aittir. Yazılım hangisi olduğunu ayırt edebilir: Z numarası atlıyorsa eksik Z, sicil numarası farklıysa yanlış kasa, tek bir hane değiştiğinde zincir tutuyorsa okuma hatası.

Okuma hataları nasıl yakalanır?

Fotoğraftan okuma (OCR) hiçbir zaman yüzde yüz doğru değildir. En sık birbirine benzeyen rakamlarda yanılır: 3 ile 8, 0 ile 6, 8 ve 9, 5 ile 6, 1 ile 7. Tarihte gün hanesi de sık karışır (28 yerine 08 gibi).

Doğru yaklaşım, okumaya körü körüne güvenmek yerine okunan değeri zincirle sınamaktır. Tek bir hanenin benzer bir rakamla değiştirilmesi önceki ve sonraki Z ile zinciri tamamlıyorsa yazılım bunu öneri olarak sunar; değeri kullanıcı fotoğrafa bakıp onaylar. Hiçbir düzeltme onaysız yazılmaz.

Aynı Z'nin birden çok fotoğrafı geldiğinde (asıl fiş ve rapor kopyası) tutarlar aynıysa Z bir kez aktarılır; tutarlar farklıysa aktarım durur ve hangi alanların farklı olduğu gösterilir.

İkinci adım: diğer kaynaklarla karşılaştırma

Doğrulanan Z, günün kasa kontrolünün temelidir. Ardından şu karşılaştırmalar otomatik yapılır:

• Z kredi kartı toplamı ↔ banka POS gün sonu

  Neyi yakalar?

  Kart slibi eksikliği, yanlış ödeme tipi

• Z toplam satış ↔ ERP satış raporu

  Neyi yakalar?

  Kasadan geçmeyen satış, gün kayması

• Z nakit ↔ kasa sayımı

  Neyi yakalar?

  Kasa noksanı veya fazlası

• Paket satış ↔ platform raporları

  Neyi yakalar?

  Platform siparişi ile kasaya düşen tutar farkı

Hangi uyarılar kendiliğinden çıkmalı?

Otomasyonun asıl kazancı, kimsenin aramadığı hatanın kendiliğinden önüne gelmesidir. Günlük kontrolde şu uyarıların çıkması beklenir:

• Atlanan Z: numara sırasında boşluk var ve aradaki Z gönderilmemiş.
• Çift Z: aynı kasa ve aynı Z numarası farklı tutarlarla iki kez gelmiş.
• Geriye giden kümülatif: kümülatif toplam bir önceki Z'den küçük.
• Ödeme toplamı farkı: nakit, kart, yemek kartı ve diğer ödemelerin toplamı satış toplamını tutmuyor.
• Satışlı gün, Z yok: ERP'de o kasa için satış görünüyor ama Z raporu gelmemiş.
• Fotoğrafsız Z: kasaya elle girilmiş ama dayanağı olan fotoğraf yok.

Satışsız günlerde basılan Z'ler (ör. kapalı gün) zinciri bozmaz; kümülatif değişmediği için kontrol bunları da doğrular.

Kurulum nasıl ilerler?

1. Şubeler ve kasalar (mali sicil numaralarıyla) tanımlanır.
2. Şubenin fotoğrafı nasıl yükleyeceği belirlenir: panelden ya da telefondan.
3. Yazarkasa modellerine göre okuma kuralları ve kontrol eşikleri kurulur.
4. Onay ekranı: şüpheli alanlar işaretli gelir, kullanıcı onaylar.
5. Onaylanan değerler kasa kaydına aktarılır; raporlar ve uyarılar açılır.

Kurduğumuz bir restoran zinciri sisteminde dört şube Z fotoğrafını yükler; yazılım fotoğrafı okur, kümülatif zinciri ve ödeme toplamını kontrol eder, şüpheli haneyi işaretler ve onaylanan değerleri kasa kaydına aktarır.

Sık sorulan sorular