Yemeksepeti, Trendyol Go ve Getir Raporlarını Tek Yerde Toplamak: Ciro, Hakediş ve Kasa Mutabakatı

Sorun: aynı sipariş üç yerde, üç farklı biçimde

Bir Yemeksepeti siparişi platform panelinde bir satır, kasada bir paket fişi, ERP'de bir satış olarak görünür. Haftalar sonra gelen hakediş faturasında ise komisyon ve kesintilerle birlikte başka bir rakam olur. Bu kayıtlar ayrı ayrı doğru olabilir, ama yan yana konmadıkça arada kaybolan para fark edilmez.

Platform sayısı (Yemeksepeti, Trendyol Go, Getir) ve şube sayısı arttıkça elle karşılaştırma pratikte yapılamaz hâle gelir.

Hangi raporlar gerekiyor?

• Sipariş raporu: siparişler, ürün satırları, tutar, ödeme şekli, iptal durumu
• Hakediş veya fatura raporu: satış, komisyon, kesintiler, işletmeye ödenecek tutar
• Ödeme raporu: platformun bankaya yaptığı ödemeler
• İşletme tarafında: kasa veya ERP paket satış raporu ve banka hesap hareketleri

Her gün yapılması gereken üç karşılaştırma

• Platform sipariş tutarı ve adedi ↔ kasa/ERP paket satışı

  Neyi yakalar?

  Kasaya girilmemiş veya yanlış girilmiş sipariş

• Platform hakedişi ↔ bankaya yatan ödeme

  Neyi yakalar?

  Ödenmemiş fatura, eksik ödeme, beklenmedik kesinti

• Platform iptalleri ↔ kasadaki iptaller

  Neyi yakalar?

  Platformda iptal olup kasada satış kalan sipariş

Tutarlar neden tutmuyor?

İlk kurulumda farkların büyük kısmı kayıp değil, tanım farkıdır. Bir restoran zincirinde Yemeksepeti ve Trendyol Go raporlarını ERP ile eşleştirirken karşılaştığımız başlıca sebepler:

• Gün bitiş saati: gece yarısından sonra gelen sipariş platformda ertesi güne, işletmede o iş gününe yazılır. Karşılaştırma takvim günüyle değil iş günüyle yapılmalı.
• İndirim ve kupon: platform raporundaki ara toplamdan işletmenin karşıladığı indirim düşülmeli.
• Tahsilatı kim yaptı: parayı platformun tahsil ettiği siparişler (online ödeme, platform kuryesiyle kapıda ödeme) ile işletmenin tahsil ettikleri ayrılmalı.
• İptaller: platformda iptal edilen sipariş kasada iptal edilmemişse satış fazla görünür.

Bu kurallar bir kez yazılıma işlendiğinde kalan farklar gerçek farklardır ve gün gün listelenir.

Hakediş kontrolü adım adım

1. Dönemin sipariş raporundan platformun tahsil ettiği satış toplanır.
2. Hakediş veya fatura raporundaki satış bununla karşılaştırılır; fark varsa sipariş bazında listelenir.
3. Komisyon ve kesintiler kalem kalem ayrılır (komisyon, kampanya katkısı, iade, diğer kesintiler); sözleşmedeki orana göre beklenmedik kesinti işaretlenir.
4. İşletmeye ödenecek tutar, banka hesabına yatan ödemelerle eşleştirilir.
5. Ödenmemiş fatura ve bankada karşılığı olmayan ödeme ayrı bir listede kalır, kapanana kadar takip edilir.

Bu kontrol ay sonunda bir kez değil, platformun ödeme dönemine göre (haftalık ya da iki haftalık) yapılırsa eksik ödeme bir sonraki ödemeden önce fark edilir.

Ürün eşleştirme neden önemli?

Platformdaki ürün adı ile ERP'deki stok kartı çoğu zaman aynı değildir; menüler ve boylar da farklı adlandırılır. Eşleşmeyen ürün, ERP'de “tanımsız ürün” olarak kalır. Ciro karşılaştırmasında sorun çıkarmasa da fire ve maliyet hesabını bozar. Eşleştirme bir kez yapılır; yeni ürün eklendiğinde yazılım eşleşmeyenleri ayrıca gösterir.

Nasıl kurulur?

1. Kullandığınız platformlar ve şubeler belirlenir; her platformdan hangi raporun, hangi biçimde alınabildiği çıkarılır.
2. Raporların içeri alınma yolu kurulur: dosya yükleme ya da platformun sunduğu entegrasyon.
3. Ürün eşleştirmesi ve iş günü, indirim, tahsilat kuralları tanımlanır.
4. Günlük karşılaştırma ekranı ve fark uyarıları açılır.
5. Hakediş ve banka ödemesi kontrolü dönemsel raporlara eklenir.

Kurduğumuz bir restoran zinciri sisteminde Trendyol Go ve Yemeksepeti raporları ERP ile her gün karşılaştırılıyor; hakediş, kesinti ve bankaya yatan ödemeler de aynı sistemde kontrol ediliyor. Getir ve diğer platformlar için yöntem aynıdır, değişen yalnızca rapor biçimidir.

Sık sorulan sorular