Emlak Ofisi İçin CRM ve Portföy Programı Nasıl Seçilir? 7 Başlıklı Kontrol Listesi

Emlakta CRM neden genel CRM'den farklı?

Genel amaçlı bir CRM müşteriyi ve satış fırsatını takip eder. Emlakta ise iki ayrı liste vardır: portföy (satılık ve kiralık mülkler) ve talep (alıcının ya da kiracının aradığı). Ofisin asıl işi bu ikisini eşleştirmektir. Program bu ikili yapıyı bilmiyorsa danışmanlar talepleri yine deftere ya da Excel'e yazar ve eşleşmeyi hatırlayan satışı yapar.

İkinci fark sahiplik meselesidir. Portföy bir danışmanın telefonunda durduğunda, danışman ayrıldığında portföy de onunla gider. Emlak programının en temel işi, portföyü ve talebi ofisin hafızasına çevirmektir.

Seçerken bakılacak 7 başlık

• Portföy kaydı

  Neye bakın?

  Fotoğraf, video, konum ve belgeler tek kartta duruyor mu? Kimin ne zaman neyi değiştirdiği kayıtlı mı?

• Talep–portföy eşleştirme

  Neye bakın?

  Yeni portföy girildiğinde uyan talepler kendiliğinden bulunuyor mu, danışmana bildirim gidiyor mu? Müşteriye gönderilen, gösterilen ve reddedilen portföyler ayrı tutuluyor mu?

• İlan portalları

  Neye bakın?

  Portföy bir kez girilip portallara tek yerden gönderilebiliyor mu? Fiyat güncellemesi her portalda ayrı ayrı mı yapılıyor?

• Ekip ve komisyon

  Neye bakın?

  Komisyon oranları ve paylaşım kuralları tanımlanabiliyor mu? Anlaşma kapanınca hak ediş bu kurallara göre hesaplanıyor mu?

• Şube yetkilendirme

  Neye bakın?

  Her ofis yalnızca kendi portföyünü mü görüyor? Merkez bütün ağı tek ekrandan izleyebiliyor mu? Şubeler arası paylaşım isteğe bağlı açılabiliyor mu?

• Web sitesi

  Neye bakın?

  Portföy ofisin sitesinde kendiliğinden yayınlanıyor mu? Siteden gelen mesaj panele düşüyor mu? Site ofisin kendi alan adıyla çalışıyor mu?

• Veri taşıma

  Neye bakın?

  Excel'deki ya da eski programdaki portföy ve müşteri listeleri aktarılabiliyor mu? Aktarımı kim yapıyor?

Bu yedi başlıktan ilk ikisi vazgeçilmezdir. Portföyü düzgün kaydetmeyen ve talep eşleştirmeyen bir program, ne kadar çok özelliği olursa olsun ofisin günlük işini çözmez.

Sık atlanan konular

• Yer gösterme belgesi: elle mi dolduruluyor, yoksa sistemden çıkıp imzalı kopyası müşterinin dosyasında mı saklanıyor?
• Telefondan kullanım: danışman günün çoğunu sahada geçirir. Portföy fotoğrafı telefondan yüklenebiliyor mu, telefonda rahat kullanılıyor mu?
• Danışman ayrıldığında: kullanıcı kapatıldığında portföy ve talepler ofiste kalıyor mu, başka danışmana devredilebiliyor mu?
• Verinin sahibi: programı bırakırsanız portföy ve müşteri listenizi dışarı alabiliyor musunuz?
• Kişisel veri: alıcı ve satıcı bilgileri kişisel veridir. Kimin hangi kayda erişeceğini sınırlayabiliyor musunuz?

Excel'den geçiş nasıl yapılmalı?

1. Bütün listeleri toplayın: ofisin ortak dosyası kadar her danışmanın kendi tuttuğu listeyi de.
2. Mükerrerleri temizleyin: aynı mülk iki danışmanın listesinde farklı fiyatla ya da farklı adresle yazılmış olabilir.
3. Alanları tek biçime getirin: bölge, mülk tipi, oda sayısı ve fiyat herkes tarafından aynı şekilde yazılmalı. Eşleştirme bu alanlara dayanır; “3+1” ile “3 artı 1” aynı şey sayılmazsa eşleşme kaçar.
4. Önce portföyü, sonra talepleri aktarın; ardından ilk eşleştirme sonuçlarını danışmanlarla birlikte kontrol edin.
5. Geçiş gününden sonra yeni kayıt yalnızca programa girilsin; eski Excel dosyası yalnızca okumak için kalsın.

Tek ofis mi, çok şubeli ağ mı?

Tek ofiste öncelik portföy kaydı, talep eşleştirme ve web sitesidir. Franchise ya da çok şubeli ağda bunlara üç ihtiyaç eklenir: her şubenin yalnızca kendi kaydını yönetmesi, merkezin bütün ağı tek panelden izlemesi ve şube bazlı performans raporu. Şubeler arası portföy paylaşımı açıldığında bir şubedeki alıcı talebi başka bir şubenin portföyüyle eşleşebilir; bu, ağ olmanın asıl kazancıdır, ama paylaşımın isteğe bağlı açılıp kapatılabilmesi gerekir.

Portföy Fix bu listede nerede duruyor?

Portföy Fix, bir gayrimenkul firması için yazdığımız emlak sisteminden doğdu; ofisin günlük işinde gerçekten kullanılan ne varsa ürüne taşındı. Yukarıdaki başlıklara göre:

• Portföy fotoğraf, video ve belgeleriyle ofisin sisteminde durur; kimin ne zaman ne değiştirdiği kayıtlıdır.
• Yeni portföy girildiğinde uyan talepler bulunur ve danışmana bildirim gider; gönderilen, gösterilen ve reddedilen portföyler ayrı tutulur.
• Portföy bir kez girilir, ilan portallarına tek tıkla gönderilir.
• Komisyon oranları ve paylaşım kuralları bir kez tanımlanır; anlaşma kapanınca hak edişler bu kurallara göre hesaplanır.
• Şube bazlı yetkilendirme vardır; merkez bütün ağı tek panelden izler, istenirse şubeler arası portföy paylaşımı açılır.
• Ofise özel web sitesi portföyleri yayınlar, siteden gelen mesajlar panele düşer; site ofisin kendi alan adıyla çalışır.
• Yer gösterme belgesi sistemden PDF olarak çıkar; imzalı kopyası müşterinin dosyasında saklanır.
• Tarayıcıda çalışır; telefonda ana ekrana eklenerek uygulama gibi kullanılır. Excel'deki listelerin aktarımını kurulumda birlikte yaparız.

Sık sorulan sorular