Hazır Program mı, Özel Yazılım mı? Excel'den Yazılıma Geçerken Karar Rehberi

Kısa karşılaştırma

• Uygun olduğu iş

  Hazır program

  Sektörde herkes için benzer yürüyen işler: ön muhasebe, stok, QR menü

  Özel yazılım

  İşletmeye özgü kurallar, onay adımları, birden çok programı birleştiren hesaplar

• Başlama

  Hazır program

  Hızlı; kurulup kullanılır

  Özel yazılım

  Analizle başlar; kısa aralıklarla çalışan sürümler teslim edilir

• İş akışı

  Hazır program

  Siz programa uyarsınız

  Özel yazılım

  Yazılım işinize göre tasarlanır

• Yeni ihtiyaç

  Hazır program

  Üreticinin eklemesine bağlı

  Özel yazılım

  Modüler yapıya yeni modül eklenir

• Bakım

  Hazır program

  Üreticide

  Özel yazılım

  Bakım ve destek planı baştan konuşulmalı

• Başlıca risk

  Hazır program

  İşin bir kısmı yine Excel'de ve elle kalır

  Özel yazılım

  Kapsam net yazılmazsa proje uzar

Hazır program ne zaman yeterli?

• Yaptığınız iş sektörünüzde herkes için aşağı yukarı aynı şekilde yürüyorsa.
• Program, ekibin günlük işinin büyük kısmını ayar dışında bir değişiklik istemeden karşılıyorsa.
• Eksik kalan kısım küçükse ve bir raporla ya da kısa bir elle işlemle kapanıyorsa.
• İşleyişiniz yakın zamanda değişmeyecekse.

Bu durumda özel yazılım yaptırmak, zaten çözülmüş bir sorunu yeniden çözmek olur. Bizim de CoreStock, CoreERP ve CoreQR Menü gibi hazır ürünlerimiz var; keşif görüşmesinde hazır bir ürünün mü özel bir yazılımın mı daha doğru olduğunu açıkça söylüyoruz.

Özel yazılım ne zaman mantıklı?

• Süreciniz sektör standardından ayrışıyorsa: şubeye göre değişen iş günü, işletmeye özgü onay adımları, size özel bir hesap yöntemi.
• Hazır programa uymak için işleyişinizi bozmanız gerekiyorsa: ekip programın istediği sırayla çalışmak için fazladan adım atıyor, eksik kalanı yine Excel'de tutuyorsa.
• İşinizi rakiplerinizden ayıran bir akış varsa: bu akışı herkesin kullandığı bir programa sığdırmak avantajı ortadan kaldırır.
• İş birden çok programın verisini birleştirmeyi gerektiriyorsa: ERP satış raporu ile paket platformu raporlarından fire hesaplamak gibi, hiçbir programın tek başına yapmadığı hesaplar.

Bir restoran zincirine kurduğumuz sistemden bir örnek: puantajı eksik olan şube günlük kasa raporunu gönderemez. Bu tür, işletmenin kendi düzenine ait kurallar hazır programlarda çoğu zaman bulunmaz; özel yazılımın değeri tam da burada ortaya çıkar.

Üçüncü yol: hazır programın yanına özel bir katman

Seçim her zaman ikisinden biri değildir. Kullandığınız ERP, kasa ya da muhasebe programı işini iyi yapıyor, ama aralarındaki iş elle yürüyorsa, programları değiştirmek yerine aralarına küçük bir özel katman yazmak çoğu zaman en doğru yoldur. Mevcut programlar yerinde kalır, ekip alıştığı ekranlarla çalışmaya devam eder, aradaki birleştirme ve kontrol işi otomatikleşir.

Örneğin Z raporu fotoğraflarını okuyup kasa kaydına aktaran ya da paket platformu raporlarını ERP ile her gün karşılaştıran sistemler bu türdendir: yazarkasa da ERP de değişmez, değişen yalnızca aradaki elle yapılan iştir.

Excel'den yazılıma geçerken

Excel kötü bir araç değildir; sorun, iş büyüdükçe ortaya çıkar. Şu belirtiler varsa geçiş zamanı gelmiştir:

• Aynı dosyanın birden çok “güncel” sürümü e-postada ve WhatsApp'ta dolaşıyor.
• Bir formül bozulduğunda kimse fark etmiyor, hata haftalar sonra çıkıyor.
• Kimin neyi, ne zaman değiştirdiği belli değil.
• Herkes her şeyi görebiliyor ve silebiliyor; yetki ayrımı yok.

1. Dosyaları listeleyin: hangi Excel hangi işi yapıyor, kim dolduruyor, kim okuyor?
2. Veriyi temizleyin: mükerrer ve hatalı kayıtlar aktarımdan önce ayıklanmalı; aynı ürün ya da müşterinin farklı adlarla iki kez açıldığı kayıtlar geçişte en çok sorun çıkaran kalemdir.
3. Alanları sabitleyin: tarih, tutar, ürün kodu gibi alanlar herkes tarafından aynı biçimde yazılmalı.
4. Tek bir işle başlayın: en çok zaman alan ya da en pahalı hatayı üreten iş.
5. Yetkileri baştan ayırın: kim girer, kim onaylar, kim yalnızca görür.
6. Geçiş günü belirleyin: o günden sonra yeni kayıt yalnızca yazılıma girilsin, eski dosya yalnızca okumak için kalsın.

Karar vermeden önce sorulacak 6 soru

1. Bugün elle yapılan iş tam olarak ne ve haftada kaç saat sürüyor?
2. Aday hazır programı kendi gerçek verinizle, bir haftalık işinizle denediniz mi?
3. Programın karşılamadığı kısım ne kadar büyük, elle mi kapanacak?
4. Kurallarınız ne sıklıkla değişiyor?
5. Yazılımı kimler, hangi yetkiyle kullanacak?
6. Teslimden sonra bakımı, güncellemeyi ve yeni ihtiyaçları kim karşılayacak?

İlk üç sorunun cevabı hazır programı gösteriyorsa onunla başlayın. Programın karşılamadığı kısım işin merkezindeyse özel yazılım ya da hazır programın yanına özel bir katman daha doğru olur.

Sık sorulan sorular