e-Fatura ve e-Arşiv Zorunluluğu: Kimler Geçmek Zorunda, Ne Zaman, Nasıl?

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

İkisi de yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Fark, faturanın kime kesildiğindedir:

• e-Fatura: satıcı da alıcı da e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa kesilir ve bu durumda zorunludur. İki kayıtlı kullanıcı arasındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır.
• e-Arşiv Fatura: e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcıya (kayıtlı olmayan bir mükellefe ya da nihai tüketiciye) kesilir. Alıcıya kâğıt veya elektronik olarak iletilir; düzenleyen kendi nüshasını elektronik ortamda saklar.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların güncel listesi ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanır. Fatura kesmeden önce alıcının kayıtlı olup olmadığına bakmak, yanlış belge türü kesmenin önüne geçer.

Kimler e-Fatura'ya geçmek zorunda?

• Genel (bütün mükellefler)

  Sınır

  2022 ve sonraki hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri

  Geçiş zamanı

  Sınırın aşıldığı hesap dönemini izleyen yılın 7. ayının başı (1 Temmuz)

• Kendi sitesinde, pazaryerinde ya da başka elektronik ortamda mal veya hizmet satanlar

  Sınır

  2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri

  Geçiş zamanı

  İlgili hesap dönemini izleyen yılın 7. ayının başına kadar

• Gayrimenkul veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım, kiralama işi yapanlar ve bu işlere aracılık edenler

  Sınır

  2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri

  Geçiş zamanı

  İlgili hesap dönemini izleyen yılın 7. ayının başına kadar

• Elektronik ticaret aracı hizmet sağlayıcıları, internetten gayrimenkul ve motorlu araç ilanı yayınlayan siteler, internet reklamcılığı aracıları

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Yeni başlayanlar işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde

• Kültür ve Turizm Bakanlığı ya da belediyeden belgeli konaklama hizmeti veren oteller

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Yeni açılanlar faaliyete başladığı ayı izleyen 4. ayın başına kadar

• SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları ile ilaç ve medikal malzeme tedarikçileri

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Yeni sözleşme imzalayanlar SGK'ya fatura düzenlemeye başlamadan önce

• 5957 sayılı Kanun kapsamında komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapanlar

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Yeni başlayanlar işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde

• ÖTV Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki mallar için EPDK lisansı alanlar (bayilik dahil) ve (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Lisans alımı veya imal, inşa, ithal ayını izleyen 4. ayın başı

• EPDK'dan şarj ağı işletmeci lisansı alanlar ve bunların sertifika verdiği şarj istasyonu işletmecileri

  Sınır

  Ciroya bakılmaksızın

  Geçiş zamanı

  Yeni başlayanlar faaliyete başladıkları tarih itibarıyla

Tablo, 509 sıra no'lu VUK Genel Tebliği'nin 589 sıra no'lu tebliğe kadarki değişikliklerle GİB'de yayımlanan güncel hâline göre hazırlandı (Kasım 2026). Sınırlar değişebilir; geçiş kararından önce ebelge.gib.gov.tr'yi ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bunlara ek olarak Gelir İdaresi, riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükelleflere faaliyet, sektör ve ciroya bakmadan, yazılı bildirim yaparak ve en az 3 ay hazırlık süresi vererek e-Fatura zorunluluğu getirebilir. Sınırın altında kalan işletmeler de isterse e-Fatura'ya gönüllü geçebilir.

e-Arşiv: 2026'da ne değişti?

• e-Fatura'ya geçen mükellef, aynı süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Böylece kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayana e-Arşiv kesilir.
• e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları: 1 Ocak – 31 Aralık 2025 arasında vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenmek zorundaydı. 1 Ocak 2026'dan itibaren ise faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir.
• Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 3 bin TL kuralı 31 Aralık 2026'ya kadar uzatıldı; bu mükellefler için tutara bakılmaksızın e-Arşiv zorunluluğu 1 Ocak 2027'de başlar.
• Bu faturalar GİB'in e-Belge portalından ya da GİB'den izinli bir özel entegratörün sistemiyle düzenlenebilir.
• e-Arşiv'e dahil olup internetten satış yapanlar, bu satışların e-Arşiv faturasını alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır.
• e-Arşiv olması gereken fatura kâğıt düzenlenirse, düzenleyen ile (nihai tüketici değilse) alıcı hakkında her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı VUK 353. maddedeki ceza uygulanır.

Geçiş nasıl yapılır? GİB portalı, özel entegratör, doğrudan entegrasyon

• GİB portalı

  Nasıl çalışır?

  GİB'in internet portalına girilip her fatura elle oluşturulur

  Kime uygun?

  Az sayıda fatura kesen, satış programıyla bağlantı gerekmeyen işletmeler

• Özel entegratör

  Nasıl çalışır?

  GİB'den izinli bir firmanın sistemi kullanılır; satış veya muhasebe programı bu sisteme bağlanabilir

  Kime uygun?

  Düzenli fatura kesen ve faturayı kendi programından kesmek isteyen işletmeler

• Doğrudan entegrasyon

  Nasıl çalışır?

  İşletmenin kendi bilgi işlem sistemi GİB sistemine doğrudan bağlanır

  Kime uygun?

  Yalnızca GİB'in belirlediği şartları sağlayan ve başvurusu uygun bulunan mükellefler

1. Kapsamı netleştirin: hangi hesap döneminin hasılatı sınırı aştı, hangi gruptasınız, son tarih ne? Bunu mali müşavirinizle birlikte yazılı hâle getirin.
2. Yöntemi seçin: fatura sayınıza ve faturayı nereden kestiğinize göre GİB portalı ya da özel entegratör.
3. Mali mührü ya da elektronik imzayı temin edin. Mali mühür sertifikası TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM'den ya da GİB'in yetkilendirdiği sertifika sağlayıcılarından alınır; özel entegratörle çalışanlar belgelerin entegratörün mali mührüyle onaylanmasını da talep edebilir.
4. Başvuruyu ebelge.gib.gov.tr'deki başvuru kılavuzlarına göre yapın; özel entegratörle çalışıyorsanız süreç entegratör üzerinden yürür.
5. Programınızı bağlayın, deneme faturası kesin, alıcıların kayıtlı kullanıcı durumunun doğru görüldüğünü kontrol edin.
6. Geçiş tarihinden sonra elinizdeki matbu (kâğıt) faturaları kullanmayı bırakın; sistem arızası gibi tebliğde sayılan istisnalar dışında kullanılamazlar.

Asıl süreyi teknik kurulumdan çok başvuru ve mali mühür temini belirler; bu yüzden son ayı beklememek gerekir. Faturayı satış programınızdan kesiyorsanız programı çalıştığınız özel entegratöre bağlamak, aynı faturayı portala ikinci kez yazmayı ortadan kaldırır. Gelen e-Faturaların da kontrol edilmeden stoğa ve cariye işlenmemesi, onaydan sonra işlenmesi iyi bir uygulamadır.

Sık yapılan hatalar

• Tarihi yanlış saymak: sınır 2025 hesap döneminde aşıldıysa e-Fatura'ya 1 Temmuz 2026'dan itibaren geçilmiş olmalıdır; 2026 hesap döneminde aşılırsa tarih 1 Temmuz 2027'dir.
• Sektör kuralını atlamak: cirosu 3 milyon TL'nin altında olan bir otel, internetten satış yapan bir mağaza ya da hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan bir emlak ofisi de kapsamda olabilir.
• Kayıtlı alıcıya kâğıt fatura ya da e-Arşiv kesmek: iki taraf da e-Fatura'ya kayıtlıysa fatura e-Fatura olmalıdır.
• Geçtikten sonra eski kâğıt faturaları kullanmaya devam etmek.
• “Entegratör saklıyor” diye saklama yükümlülüğünü unutmak: özel entegratörle çalışmak, belgeleri muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
• Şirket değişikliğini atlamak: e-Fatura'ya dahil olan veya olması gereken şahıs işletmesi sermaye şirketine dönüşürse yeni şirket de e-Fatura'ya dahil olmak zorundadır; süre, ticaret siciline tescili izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez. Birleşme, tam bölünme ve tür değişikliğinde de aynı süre geçerlidir.

Sık sorulan sorular

Kaynaklar

• GİB e-Belge — Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), 515, 526, 535, 550, 573 ve 589 ile değişen güncel hâli
• VUK Genel Tebliği (Sıra No: 573) — RG 12.11.2024, Sayı 32720 (e-Arşiv: 2025'te 3 bin TL, 2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın)
• VUK Genel Tebliği (Sıra No: 589) — RG 31.12.2025, Sayı 33124 (basit usul ve işletme defteri için 2027'ye erteleme)
• GİB e-Belge — e-Fatura mevzuatı
• GİB e-Belge — duyurular

Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez.